NORMAS LINGÜÍSTICAS Y TÉCNICAS DE LA PRODUCCIÓN DOCUMENTAL
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Es elaborar y
presentar documentos organizacionales: cartas, sobres
comerciales circulares, memorandos actas, informes, certificados y constancias, hojas de vida corporativa
y tarjetas protocolarias.
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CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS.
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REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS.
Toda empresa
desarrolla actividades que necesitan ser registradas para conservar la memoria
del ente jurídico por ello si bien hay documentos estandarizados como facturas
comprobantes de ingreso y egresos recibos de caja, estos documentos están
legalizados por que la actividad contable está vigilada por el estado, sin
embargo otras actividades no vigiladas que por su naturaleza no pueden ser
vigiladas.
NORMAS ORGANIZACIONALES PARA TRANSCRIPCIÓN DE
DOCUMENTOS COMERCIALES:
Aplicar las normas gramaticales y de sintaxis; signos de puntuación, reglas ortográficas, el uso de abreviaturas, acrónimos y las normas de redacción general ,en la construcción de párrafos.
Aplicar las normas gramaticales y de sintaxis; signos de puntuación, reglas ortográficas, el uso de abreviaturas, acrónimos y las normas de redacción general ,en la construcción de párrafos.
RECOMENDACIONES DOCUMENTOS PARA SU CONSULTA:
Para la consulta de
documentos se debe evitar hacer fotocopias y se debe de utilizar otros sistemas
alternativos.
Los planos o mapas
se consultaran en mesas preparadas para este fin con laterales con algún tipo
de sujeción que eviten que se enrollen.
Se evitaran manipulaciones
bruscas que puedan quedar marcadas en la superficie.
UNIDADES ADMINISTRATIVAS INVOLUCRADAS EN LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS:
Las actividades que surgen en las organizaciones son muchas, por lo cual obliga a aplicar los principios de la administración moderna, estas actividades las podemos mencionar tales como son:
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Compra de materia prima.
·
Llevar cuentas.
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Planeación del trabajo.
·
Manejo de recursos humanos.
·
Salud ocupacional.
CONOCIMIENTOS DE
CONCEPTOS Y PRINCIPIOS:
Gramática: normas,
conceptos, uso, categorías ,reglas ortográficas concepto de sigla, acrónimo
abreviatura, conceptos oraciones lógicas, párrafos ,redacción semántica,
documentos normas técnicas, protocolo, vocabulario puesto de trabajo,
papelería, hojas de cálculo y postura corporal.
DEPOSITO DE ARCHIVO:
Como norma general
adaptar el mobiliario al documento y no viceversa.
Como norma general
los compactos y estanterías fijas deben estar separados de la pared unos 6 cm y
la última balda a 20 cm del suelo revisar que los documentos cumplan con
las normas lingüísticas y técnicas de la producción documental redactar
documentos organizacionales teniendo en cuenta el asunto ,el tipo, las
funciones de unidad administrativa .Digitar textos utilizando la tecnología
disponible
CONOCIMIENTO DE PROCESO
Los documentos
comerciales obligatorios se deben ser conservados por lo menos 10 años contando
a partir de la fecha de emisión en orden establecido, incluso los anulados.
Los usos y costumbres que una de las formas más
usuales sea archivarlos por orden cronológico decreciente.
Prezi
