NORMAS LINGÜÍSTICAS Y TÉCNICAS DE LA PRODUCCIÓN DOCUMENTAL

Es elaborar y presentar documentos organizacionales: cartas, sobres comerciales circulares, memorandos actas, informes, certificados y constancias, hojas de vida corporativa y tarjetas protocolarias.

·         CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS.

·         REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS.

Toda empresa desarrolla actividades que necesitan ser registradas para conservar la memoria del ente jurídico por ello si bien hay documentos estandarizados como facturas comprobantes de ingreso y egresos recibos de caja, estos documentos están legalizados por que la actividad contable está vigilada por el estado, sin embargo otras actividades no vigiladas que por su naturaleza no pueden ser vigiladas.

NORMAS ORGANIZACIONALES PARA TRANSCRIPCIÓN DE DOCUMENTOS COMERCIALES:
Aplicar las normas gramaticales y de sintaxis; signos de puntuación, reglas ortográficas, el uso de abreviaturas, acrónimos y las normas de redacción general ,en la construcción de párrafos.

RECOMENDACIONES DOCUMENTOS PARA SU CONSULTA:

Para la consulta de documentos se debe evitar hacer fotocopias y se debe de utilizar otros sistemas alternativos.

Los planos o mapas se consultaran en mesas preparadas para este fin con laterales con algún tipo de sujeción que eviten que se enrollen.

Se evitaran manipulaciones bruscas que puedan quedar marcadas en la superficie.

UNIDADES ADMINISTRATIVAS INVOLUCRADAS EN LA ELABORACIÓN DE DOCUMENTOS:
Las actividades que surgen en las organizaciones son muchas, por lo cual obliga a aplicar los principios de la administración moderna, estas actividades las podemos mencionar tales como son:

·         Compra de materia prima.

·         Llevar cuentas. 

·         Planeación del trabajo.

·         Manejo de recursos humanos. 

·         Salud ocupacional.

CONOCIMIENTOS DE CONCEPTOS Y PRINCIPIOS:

Gramática: normas, conceptos, uso, categorías ,reglas ortográficas concepto de sigla, acrónimo abreviatura, conceptos oraciones lógicas, párrafos ,redacción semántica, documentos normas técnicas, protocolo, vocabulario puesto de trabajo, papelería, hojas de cálculo y postura corporal.

DEPOSITO DE ARCHIVO:

Como norma general adaptar el mobiliario al documento y no viceversa.

Como norma general los compactos y estanterías fijas deben estar separados de la pared unos 6 cm y la última balda a 20 cm del suelo revisar que los documentos cumplan con las normas lingüísticas y técnicas de la producción documental redactar documentos organizacionales teniendo en cuenta el asunto ,el tipo, las funciones de unidad administrativa .Digitar textos utilizando la tecnología disponible

CONOCIMIENTO DE PROCESO

Los documentos comerciales obligatorios se deben ser conservados por lo menos 10 años contando a partir de la fecha de emisión en orden establecido, incluso los anulados.

Los usos y costumbres que una de las formas más usuales sea archivarlos por orden cronológico decreciente.

Prezi

https://prezi.com/p/yndi9vuhg0wq/

Cómo mejorar tu postura

Tener una buena postura es sencillo y es muy importante si quieres conservar tu cuerpo y mente saludables. Cuando ejerces una postura correcta, tu cuerpo se alinea a sí mismo. Esto puede aliviar la fatiga, los dolores de espalda, cuello y cabeza. Tener una salud general aceptable y sentarse o pararse apropiadamente, elevará tu porte y confianza. Este artículo te mostrará varios modos para desarrollar y mantener una buena postura.

Mejorar la postura no sólo es bueno para lucir bien estéticamente, sino que además es algo que debemos hacer por salud. La buena postura facilita la respiración y sobre todo ayuda a prevenir dolencias musculares y/o en los huesos. Hoy en día, la vida sedentaria hace que las personas tengan una mala postura con más frecuencia; estar muchas horas frente al computador, ver televisión o trabajar, puede hacernos tener una mala postura que, a largo plazo, nos puede dar problemas de salud.

Aunque tal vez no lo creas, tener una buena postura te ayudará a sentirte mejor cada día, además de hacerte ver muy bien y darte más seguridad cuando debes dar una entrevista o debes hablar en público. Si quieres aprender a tener una buena postura corporal para disfrutar de sus beneficios para la salud, a continuación te dejamos los mejores consejos para conseguirlo.

La cintura y la pelvis juegan un papel muy importante a la hora de mejorar la postura. Por lo general, las personas que más mala postura adoptan en su cinturao cadera, son aquellas que están frecuentemente sentadas. Cuando aprendemos a mejorar la postura de la cintura, incluso nos podemos ver más delgadas y con una figura mejor definida. Si deseas mejorar la postura de la cintura te recomendamos:

• Realiza sentadillas en cada pierna para estirar los músculos de la cadera. Mientras haces las sentadillas debes estirar la cintura lo más que puedas, evitando que la rodilla toque el suelo.  Este sencillo ejercicio lo harás haciendo 15 repeticiones y al menos 3 veces al día

La espalda suele ser la parte del cuerpo donde más se nota la mala postura, debido a que los músculos de la espalda se contraen y los músculos superiores de la espalda se debilitan, causando una especie de curva hacía adelante, conocida comúnmente como joroba. Este problema de postura se puede presentar en todo momento, sobre todo si la persona mantiene sentada.  Ten en cuenta lo siguiente para mejorar la postura de tu espalda.

• Si eres de los que mantiene frente al computador o televisor, realiza constantemente ejercicios de estiramiento para evitar que la espalda se torne jorobada, y sobre todo, para evitar las contracturas por falta de movilidad.
• Mantén una posición firme y derecha, evitando doblar la espalda porque puedes verte jorobado.
• Procura contraer el abdomen mientras mantienes tu espalda derecha, sobre todo cuando vas caminando o estás sentado.
• Al no tener una buena postura en la espalda, lo más probable es que los hombros también estén mal. Por lo general, las personas que mantienen  mucho tiempo sentadas suelen tener más dificultad para mantener un equilibrio en su espalda, lo que repercute nocivamente en la posición de los hombros..
• • Para mejorar la postura de los hombros, realiza ejercicios de estiramiento con el fin de aliviar la presión en el pecho.
  • Para solucionar tu problema de postura, ten en cuenta que los hombros deben estar ligeramente hacia atrás, es decir, sacando un poco el pecho hacia afuera
  • Tener una mala postura hace que los músculos del cuello empiecen a contraerse. Esta zona del cuerpo es una de las más propensas a tensionarse e incluso te puede generar dolor. Cuando el cuello pierde su postura, empezamos a notar que nuestra cabeza se ve como más adelante que el resto del cuerpo.
    • Para empezar a mejorar la postura del cuello, practica sobre todo cuando estés sentado. Para esto ten en cuenta que la cabeza debe estar alineada con la espalda.
    • Si sientes el cuello tensionado, realiza un buen masaje alrededor del cuello para liberarlo de tensiones. Una vez te sientas relajado, procura mantener una posición derecha y estirada.
    • Cuando estés sentado, ya sea frente al televisor o al computador, procura mantener el cuello erguido, la barbilla paralela al piso y ligeramente hacia arriba.

    Al caminar

    Finalmente, ten en cuenta que además de mejorar la postura cuando estás sentado, también debes mantenerla al caminar. Muchas personas caminan mal, lucen jorobadas y no tan bien estéticamente. Caminar con una buena postura te puede ayudar a lucir más delgada, además tu cuerpo se sentirá más descansado.
    • Mantén tu cintura, espalda y cuello bien derechos.
    • Da pasos moderados, ni muy largos ni muy cortos.
    • Lleva un ritmo entre tu brazo derecho y tu pie izquierdo y viceversa.
    Aparentemente, puede ser muy difícil adoptar una buena postura, pues son muchas las partes del cuerpo implicadas, pero una regla básica e importantísima es que nuestros hombros y nuestras cadera deben estar en la misma línea y la barbilla formando un ángulo recto con nuestro cuello.

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Solangie Machado Cuero
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TÉCNICAS DE COMPARACIÓN Y CONTRASTACIÓN

El método comparativo (de la comparación o contrastación) consiste en poner dos o más fenómenos, uno al lado del otro para establecer sus similitudes y diferencias y de esto sacar conclusiones que definan un problema o que se establezcan caminos futuros para mejorar el conocimiento de algo.

La comparación es una herramienta fundamental del análisis. Se utiliza de manera rutinaria en la comparación de hipótesis y puede contribuir al descubrimiento de nuevas hipótesis y formación de teorías

El método comparativo se fundamenta en ser un proceso de búsqueda sistemática de semejanzas y diferencias que implican la comparación de los distintos tipos de realidad social presente

Método de comparación a través de la búsqueda de las similitudes o diferencias presentes en los fenómenos sociales lo que se busca es llegar a los problemas precisos de ciertos fenómenos instrucciones y las culturas presentes en cada una de la comunidades para atacar de igual manera todas las problemáticas presentes y posteriormente dar a conocer posibles soluciones a los problemas a erradicar.

        FUENTES DE TRANSCRIPCIÓN Y DOCUMENTOS DIGITALES

Existen muchas definiciones de digitalización; pero se puede resumir como un proceso que convierte a los documentos, de diferentes formatos, de una imagen real a una electrónica digital con la ayuda de un escanear o cámara digital que las codifica según sus características cromáticas y que se almacenan en soportes electromagnéticos u ópticos
El soporte papel, lejos de desaparecer tiene un amplio uso y aglutina a un próspero negocio que mueve ingentes cantidades de dinero en todo el mundo; sin embargo, la fragilidad y dependencia estricta del soporte digital a la energía eléctrica y a ciertos condicionantes tecnológicos no nos permiten asegurar una hegemonía de éste frente a aquél al menos a corto plazo, la era manuscrita e impresa generaron modos de lectura acordes con el texto tal cual se construía .La escritura digital es, por tanto, el primer soporte no biológico de la historia., la era digital permite la utopía del hipertexto, es decir, un texto que ya no necesita de la linealidad escritural o lectora para construirse. Es por tanto la última gran revolución cultural en la que nos hallamos inmersos al generar una morfología y unas características de escritura radicalmente diferenciadas respecto a los textos tradicionales hasta ahora conocidos, un nuevo modo de percepción humana de la realidad

Se habla de documentos digitales porque la información, no importa su forma: texto, sonido, imagen fija o en movimiento, se registra en un medio electrónico a través de codificaciones que se basan en el uso de combinaciones de señales eléctricas positivas y negativas, las cuales se representan por medio de los dígitos “0”, señal negativa, y “1”, señal positiva.
En las computadoras, las señales eléctricas positivas y negativas se producen con una especie de “microswitche”, por lo general transistores que si están encendidos, son una señal positiva, como he dicho, representada por un, si están apagados, son una señal negativa representada por un “0”. Cada microswitche en el lenguaje informático es denominado un “bit”; los conjuntos de ocho bits son denominados “bytes”. Los bytes se utilizan para codificar la información, teniendo como base conjuntos de ocho ceros y unos; conjuntos, que físicamente, en la computadora, se conforman con ocho switches. El total de switches disponibles en una computadora conforma su memoria; su capacidad de almacenar información en forma electrónica
Como en definitiva, las señales que codifican los textos, sonidos o imágenes son reducidas a combinaciones de ceros y unos; a combinaciones de dígitos, la información así registrada se denomina “información digital”. Y los conjuntos independientemente significativos de la misma, “documentos digitales o electrónicos”.



       IMPORTANCIA DE LA CONSERVACIÓN DE LOS SOPORTES DOCUMENTALES
La conservación preventiva se ocupa principalmente del conocimiento y control de las condiciones ambiental  de los archivos se pretenden con ello evitar los daños físicos y químicos organizados por los factores ambientales, temperatura, humedad, luz y gases contaminantes es imprescindible, por tanto, conocer mediante mediciones sistemáticas los parámetros ambientales de los depósitos para comprobar la idoneidad de las instalaciones o realizar las modificaciones oportunas de todos modos, las medidas correctas no siempre dan los resultados deseados y de ahí la conveniencia de cumplir una serie de normas relativas a la construcción de instalaciones archivísticas

Aunque el control ambiental reduce los riesgos de alteración de origen biológico, un aspecto de gran importancia es la adopción de programas de lucha integrada contra posibles plagas de agentes bibliofagos. Estos han de centrarse en la vigilancia para detectar la aparición de especies no deseadas y en la elección de las técnicas apropiadas para su eliminación.

Soportes documentales: Conservación
Podemos definir la conservación como las medidas o técnicas específicas destinadas a garantizar la protección y el mantenimiento de los materiales para prolongar su ciclo de vida, permitiéndonos su utilización.

Las causas medioambientales afectan a todo tipo de documentos (temperatura, humedad, luz y contaminación). No debemos olvidarnos de las causas biológicas (hongos) aunque su origen suele ser medio ambiental (altas temperaturas, humedad…) por lo que si atendemos a las recomendaciones pertinentes podemos evitar estos problemas.

Dependiendo del material con el que tratemos varían las condiciones óptimas de conservación, por lo que a continuación os comentamos las de los soportes más utilizados por nosotros actualmente.

Papel: Para una correcta conservación la temperatura adecuada sería en torno a los 18º y entre 45-55% de humedad. También debemos evitar que la luz incida de forma directa sobre el material.
Fotografías: Para una correcta conservación la temperatura adecuada sería en torno a 21º  y entre un 25-50% de humedad dependiendo del material (en el siguiente enlace de la página de la UNESCO podéis consultar más detalladamente esta información). Podemos conservarlas en sobres adecuados libres de ácido, nada de plástico o sobres de papel que contienen adhesivos, están fabricados con celulosa y contienen blanqueadores químicos por lo que pasado un tiempo se descompone o exuda ácidos que decoloran y manchan nuestras fotografías.
Dispositivos ópticos (CD y DVD): Para una correcta conservación la temperatura adecuada sería alrededor de los 20º y en torno a un 40 % de humedad. Igual que en el caso anterior debemos tener cuidado con el polvo y guardarlos en fundas protectoras.
Cintas magnéticas: algunos de nosotros todavía conservamos cintas y aparatos reproductores que ahora resultan obsoletos. Ante todo os recomendamos conservar los aparatos reproductores en buen estado, ya que uno de los principales problemas de conservación de un documento audiovisual es la rapidez con la que estos formatos pasan a mejor vida. Otro problema que puede afectar a su conservación es la desmagnetización cuando se realiza un continuo reciclaje de las cintas y problemas de daños mecánicos como una rotura. Su correcta conservación será a los 18º de temperatura y con un 30% de humedad.
Si queréis ahondar sobre las condiciones de almacenamiento y los materiales podéis consultar las normas ISO 18901 y 18902

CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS





 DEFINICIÓN

La conservación de archivos se define como el conjunto de medidas adoptadas para garantizar la integridad física de los documentos que alberga un archivo. Puede ser preventiva o de intervención directa. Las entidades productoras o las que custodian documentos oficiales dentro del ámbito municipal, serán responsables del manejo directo y conservación-preventiva que sean necesarias para garantizar la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información contenida en ellos, teniendo en cuenta los criterios del Archivo General de la Nación expuestos en el Reglamento General de la Nación.

Para garantizar la conservación del material documental es necesario que los archivos municipales desarrollen programas específicos de trabajo, con un enfoque integral y dirigido hacia acciones de tipo preventivo, que garanticen la integridad física y funcional de los documentos desde su misma producción hasta su disposición final en el archivo histórico, bajo el concepto de Archivo Total.

El comité de conservación de Sistema Nacional de Archivos del Archivo General de la Nación de Colombia y el Laboratorio de Restauración mediante la evaluación del estado actual del patrimonio documental colombiano, la posición de los archivos en la estructura de las instituciones, las graves deficiencias existentes formulando, diseñado e implementado una estrategia de carácter integral enfocada a garantizar la integridad física y funcional de los documentos durante las diferentes fases del ciclo vital, a partir del momento de su emisión, durante su proceso de vigencia hasta su disposición final en el archivo histórico, esta estrategia es el Sistema Integrado de Conservación.
Las entidades son responsables por la adecuada conservación de su documentación, para ello deben incluir en sus programas de gestión documental y en sus manuales de procedimientos, pautas que aseguren la integridad de los documentos desde el momento de su producción. Así, se requieren adoptar las

 NORMATIVIDAD:

En desarrollo de la ley 80 de 1989 El Archivo General de la Nación plantea como normatividad y directriz, mediante el reglamento General de Archivos, que las acciones de restauración sobre documentos oficiales, solo podrán realizarse en los laboratorios expresamente autorizados por el Archivo General de la Nación de Colombia.
En tal forma, los tratamientos, métodos y procedimientos, deberán limitarse, en una primera etapa, a aquellas acciones que se inscriben dentro de los planteamientos del Sistema Integrado de Conservación y en ningún caso pueden exceder el nivel de la conservación preventiva.

Normas relativas a la permanencia y la durabilidad de los soportes, tales como la NTC 4436 para papel y
La NTC 2676 aplicable a los soportes digitales. “Cartuchos de disco flexible de 90 mm (3.5 pulgadas), características dimensionales, físicas y magnéticas".
Es recomendable la utilización de papelería con gramaje entre 75 y 90 g/m2, libre de ácido y exento de lignina cuyo valor de esté en rango de 7.0 a de acuerdo con los aspectos contemplados en la NTC 4436 " Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad". Las tintas de Impresión deben poseer estabilidad química, ser insolubles en contacto con la humedad, no presentar modificación de color y no transmitir acidez al soporte.
Para la información generada o guardada en medios magnéticos, deben seguirse las instrucciones de sus fabricantes en relación con su preservación y debe producirse en formatos compatibles, cuidando la posibilidad de recuperación, copiado y reproducción libre de virus informáticos.
La manipulación, las prácticas de migración de la información y la producción de backups, serán adaptadas para asegurar la reproducción y recuperación hasta tanto se estandaricen los sistemas de almacenamiento y formatos de grabación de la información.

PRINCIPALES FACTORES DE DETERIORO EN LOS BIENES DOCUMENTALES:

Los programas de tipo preventivo se enfocan fundamentalmente al manejo y control de los principales factores externos de deterioro que interactúan entre si y que inciden en la conservación del material de archivo. Estos factores son los medio-ambientales, los bióticos, los desastres y los antropogénicos.

El contexto político, administrativo, de personal e infraestructura que ha caracterizado la historia de los bienes documentales del país, presenta como denominador la acumulación e interacción reiterativa de los cuatros factores de deterioro.

· Ambientales:

Involucran elementos como la temperatura, la humedad relativa, la luz, los contaminantes atmosféricos y el polvo, los cuales por la acción permanente o por las fluctuaciones degradan los diferentes soportes.

Su campo de acción no solo se circunscribe a las áreas de depósito, involucran a todos aquellos elementos de tipo medio-ambiental que por fluctuaciones o acción permanente, degradan directa o indirectamente los diferentes soportes y técnicas de registro. Las alteraciones producidas por estos agentes se manifiestan en los documentos de muy diversas formas y pueden condensarse en: debilitamiento y pulverización de los soportes, reblandecimiento de encolados, manchas, deformación de los soportes, fragilidad, perdida de resistencia estructural, decoloración de los soportes y registros, acumulación de suciedad y oxidación.


· Bióticos:
Interactuando con los anteriores, aparecen los agentes biológicos (microorganismos, insectos y roedores) los cuales alteran y degradan los diferentes soportes, ocasionando erosiones superficiales, manchas de diferentes coloraciones, debilitamientos estructurales, faltantes, galerías, cavernas, entre otros.
Interactuando con los medios-ambientales, propician la aparición de todos estos agentes biológicos que alteran y deterioran el material documental.

· Desastres:

A las deficientes condiciones administrativas y físicas, en las que se hallan los archivos del país, se suma el alto riesgo de pérdida total, por falta de programas y sistemas de prevención, detección y control en caso de desastres (incendios, terremotos e inundaciones).

· Antropogénicos:

Se constituye en el factor de alteración más nocivo para los bienes documentales. Su acción deteriorante involucra todos aquellos manejos y métodos, de carácter permanente, dados durante los procesos básicos de organización, manipulación y depósito. Los deterioros son debidos principalmente al uso indiscriminado de deficientes medios de agrupación (clips, ganchos de cosedora, etc.), unidades de almacenamiento (carpetas, cajas, etc.) Y depósito; ausencia total de efectivos programas de mantenimiento, malas manipulaciones y ocasionalmente acciones de tipo vandálico, ejercidas por personal mal intencionado. Los consecuentes indicadores o manifestaciones, abarcan desde deterioros de tipo físico-mecánico (roturas, rasgaduras, dobleces, deformaciones, fragmentación, abrasiones, inscripciones, entre otros) hasta deterioros de tipo físico- químico (hidrólisis ácida, oxidación, entre otros).

Para controlar los factores de deterioro mencionados existen los programas de conservación preventiva o de preservación del material documental que abarcan acciones directas e indirectas dirigidas a detectar, controlar y erradicar los mecanismos y factores externos e internos de deterioro de los documentos. Estos programas incluyen principalmente los de sensibilización, monitoreo de condiciones ambientales, reproducción, mantenimiento, almacenamiento y primeros auxilios, los cuales han sido desarrollados en publicaciones del Archivo General de la Nación.

Es importante implementar programas y destacar en ellos:

Sensibilización dirigida tanto al personal directivo como al técnico administrativo y al usuario de la documentación. Con él se busca crear conciencia respecto de la importancia de los documentos para la administración y la cultura reconociendo su valor administrativo, legal, fiscal o contable y su carácter de testimonio histórico.

- El de mantenimiento: orientado a promover condiciones adecuadas para la conservación de documentos, fundamentalmente las que tienen que ver con disposiciones de áreas de depósito y trabajo, control de humedad, temperatura, luz y polvo.

- El de almacenamiento: tiene que ver principalmente con los proceso de manipulación y depósitos de la documentación. Se debe tener en cuenta la adecuada manipulación de los documentos, el empleo de sistemas y materiales tales como tranca libros, carpetas, cajas, cinta de falla, utilización de estanterías y planotecas.


Recomendaciones para el mantenimiento de los documentos:

Limpieza:

- Controlar la entrada de polvo y contaminantes, verificando el buen funcionamiento de ventajas, ductos de ventilación, celosías, puertas y evitar el empleo de tapetes y cortinas que propician la acumulación de polvo.

- Establecer cronogramas periódicos de limpieza. Las personas encargadas de esta deben utilizar elementos mínimos de seguridad industrial (batas de trabajo, guantes, tapabocas y gorros desechables) y usar como equipo aspiradora-dotada de boquilla de tela de algodón, brochas de cerda suave y bayetillas de algodón.


- Para la limpieza de estantería y muebles se debe emplear aspiradora evitando el roce con los documentos, también se puede realizar con alcohol antiséptico. No usar sobre la documentación.

- Limpiar los pisos con aspiradora o con un trapero humedecido en pequeñas cantidades de varsol.

- La limpieza de los documentos se debe realizar en un espacio aislado del depósito, proporcionando ventilación y el mobiliario adecuado.

- Emplear la aspiradora dotada de boquilla, para la limpieza exterior de las unidades y nunca sobre los documentos sueltos.

- Para la limpieza interna de la documentación utilizar brochas de cerda suave, evitando la propagación de polvo.

- Durante el proceso de limpieza, eliminar siempre el material metálico como clips y ganchos y si son indispensables, sustituirlos por material plástico.

- Si se detecta material afectado por hongos, insectos, humedad o roedores, limpiarlo cuidadosamente en un lugar diferente al que se ha desarrollado la limpieza y con una brocha exclusiva para ese trabajo. Si presenta humedad hay que dejarlo secar y aislarlo en un lugar que tenga buenas condiciones de ventilación e higiene. Nunca envolver en plástico.



 CONSERVACIÓN PREVENTIVA PARA DOCUMENTOS DE ARCHIVO


Planes de prevención

La planificación frente a posibles desastres y siniestros es una de las estrategias fundamentales para la protección de los fondos que custodian los archivos. Los programas deben estar especialmente dirigidos a la prevención de incendios o inundaciones, que se puedan presentar por causas naturales, accidentales o actos de vandalismo. La razón básica para adelantar es tipo de tareas radica en la posibilidad de evitar y disminuir los costos que a todo nivel implicaría un siniestro. Estos van desde la pérdida, el daño de los acervos documentales, el edificio y los equipos, hasta los riesgos de pérdidas humanas a que pueden estar expuestos los funcionarios y usuarios. Aunque no siempre es posible evitar los siniestros si se puede atenuar su impacto mediante la preparación y elaboración de un plan de detección, prevención, atención, reacción y recuperación. Este debe ser adelantado de manera conjunta con personas y entidades expertas en el campo, como los bomberos y la defensa civil entre otros, programándose simulacros de evacuación, manejo de extintores e implementación del esquema de señalización de la edificación.

Un plan de prevención, atención y recuperación en caso de desastre incluye, entre otros los siguientes procesos:


 Unidades de conservación:

Las carpetas

Son dos hojas de cartulina o manila, cartón prensando o fibra, con pliegues adicionales o dobleces marcados, que permiten ampliar su capacidad. La proyección de la tapa posterior se llama pestaña; viene del mismo tamaño de la carpeta, o de la mitad, la tercera parte, la cuarta o la quinta parte de esa extensión. La más usada es la de corte de un tercio. La rotulación de la carpeta se hace sobre la pestaña. Tiene una capacidad máxima para 100 documentos.

Los legajos

Son dos tapas de cartulina con gancho legajador para asegurar los documentos.


Las bolsas

Llamadas también sobres o fundas. Su uso está determinado por el volumen del material o por su consulta periódica, como las historias clínicas, los registros médicos y de personal. Las que más usan tienen separadores o compartimiento dentro de ellas. Se elaboran en plásticos, cartón, tela, y hule.

9.4 Las cajas


Las cajas son un instrumento que nos permite la conservación de los documentos, cuando son las adecuadas, estas vienen con un proceso de desedificación la cual se le realiza al material en el cual esta elabora, en este caso el cartón. Son de gran utilidad en el archivo Central e Histórico.


10. Deposito adecuado

1. El terrero debe estar sin riesgos de humedad subterránea
2. disponer de un espacio suficiente para albergar la documentación.
3. Establecer los procesos de tablas de retención y tablas de valoración.

FONDOS ACUMULADOS

Los fondos acumulados son documentos reunidos por una entidad en el transcurso de su vida institucional sin un criterio archivístico determinado de organización y de conservación.

Los fondos acumulados son producto de la carencia de política archivística del estado

En los fondos acumulados, los asuntos se identifican por el contenido de los documentos y a través de ellos es posible reconstruir lo trámites y por ende el orden original en que se produjeron los documentos, así como también la red de relaciones entre las dependencias.

A través de los asuntos, se puede restablecer la historia institucional, con lo cual se logrará hacer la clasificación aplicando los principios archivísticos de procedencia y orden original.


TABLAS DE VALORACIÓN


Se utiliza para fondos acumulados es decir que no tiene criterios archivísticos esta tabla permite:

1. identificar el origen de la empresa fondo, organigrama, manuales de funciones y procedimientos
2. conocer el fondo acumulado
3. Análisis de la información
4. identificar los asuntos que contiene cada documento
5. Clasificación de los documentos atendiendo la estructura orgánica u organismos productores.
6. Ordenación de los documentos se realizara previamente clasificados los documentos teniendo en cuenta las unidades documentales.
7. Elaboración y preservación de la TVD.
8. El jefe de Archivo preparara la propuesta de TVD, en las series y subseries documentales.
9. Aprobada la TVD, el representante legal elaborara un acto administrativo.
TABLAS DE RETENCIÓN

Es un formato donde se relaciona los documentos que se producen y se determina el ciclo vital del documento es decir si se elimina o se conserva, lo que permite una mejor organización y cada dependencia lo debe tener para su documentación producida. La tabla de retención nos facilita lo siguiente:
Para la consulta y prestación de servicios de documentos debe estar fuera del almacenamiento tanto por razones de seguridad como regulación y mantenimiento de las condiciones ambientales en el área de depósito.

Las áreas de depósito deben tener los siguientes aspectos.

Estantería
Tener un diseño acorde con las dimensiones de las unidades de contendrá, evitar bordes o aristas que produzcan daños sobre los documentos.

Deberá tener una altura de 2.20 metros y cada bandeja soportar un peso de 100 Kg. /metro lineal
La estantería total no deberá tener más de 100 MT. De longitud

Los estantes deberá contar son sistemas de fijación de piso

La balda superior deberá estar a un máximo de 180 cm. Para facilitar el acceso a la documentación.

La balda inferior debe estar por lo menos a 10 cm. del piso.



DISTRIBUCIÓN DE ESTANTERÍAS




No debe ir recostada sobre los muros y se debe dejar un especio entre 20cm. Entre estos y la estantería.
No debe ir recostada para que los microorganismos como hongos bacterias no lo afecten.

Para unidades de conservación como libros legajos carpetas se recomienda el empleo de separadores metálicos con el fin de evitar el deslizamiento y la deformación de la documentación almacenada.

Archivadores verticales

Deben elaborarse en materiales estables para la conservación y proyectarse de acuerdo con la producción documental.

Los Contenedores

Todos los documentos, sean sueltos o encuadernados, requieren sistemas distintos y eficientes de protección, acordes con las características de tamaño y función.
 Como sistemas de almacenamiento se recomienda utilizar contenedores o sistemas de embalaje para albergar folios sueltos, legajos, libros o tomos encuadernados con el propósito de prolongar de una manera considerable la conservación de los mismos.
 Los contenedores deben ser elaborados en cartón neutro y si no se dispone de éstos, se aplicará al cartón un recubrimiento que impida la acidificación por contacto.
 El material y el diseño de la elaboración de las unidades de almacenamiento deben estar dimensionado de acuerdo con el peso y tamaño de la documentación a conservar. Para el ensamble no se utilizará adhesivo o materiales metálicos.
 La distancia libre entre la unidad de conservación y la bandeja superior debe ser mínimo de 4 cm.
Para documentos en formato análogo como microfilm, cintas fonográficas, cintas de video, rollos cinematográficos o fotografía entre otros y digitales como disquetes y CD., se tendrá en cuenta lo siguiente:

Las fotografías y negativos deberán almacenarse en sobre individuales y en cajas de pH neutro (7) y nunca emplear materiales plásticos.
Los rollos de microfilmación deberán mantenerse en su carrete y contenedor elaborados en material estable y químicamente inerte; cada rollo estará en una unidad independiente debidamente identificada y dispuesto en las respectivas estanterías diseñadas acordes con el formato y con las especificaciones requeridas para garantizar su preservación.
Los diskettes y CD. Podrán contar con una unidad de conservación plástica en polipropileno u otro polímero químicamente estable y que no desprenda vapores ácidos o contener moléculas ácidos retenidas en su estructura. Cada unidad de conservación contendrá solo un disquete o CD.


 CONDICIONES AMBIENTALES


Material Documental: Soporte en papel.

- Temperatura de 15 a 20° C con una fluctuación diaria de 4 C.

- Humedad relativa entre 45% y 60% con fluctuación diaria del 5%.

Material documental: Fotografía.


 Blanco y Negro: Temperatura 15 a 20 C.
Humedad relativa de 40% a 50%

Color: Temperatura menor a 10 C.
Humedad relativa de 25% a 35%

Grabaciones: Temperatura 10 a 18 C
Humedad relativa de 40% a 50%

Medios magnéticos: Temperatura 14 a 10 c
Humedad relativa de 40% a 50%

 Discos Ópticos: Temperatura 16 a 20 C.
Humedad relativa de 35% a 45%

Microfilm: Temperatura 17 a 20 C.
Humedad relativa de 30% a 40%

Ventilación.
El caudal debe garantizar la renovación continua y permanente del aire de una a dos veces por hora. Esto se debe establecer de acuerdo con las condiciones ambientales internas que se quieren mantener y al espacio.

La disposición de las unidades de conservación en los estantes deberá permitir una adecuada ventilación a través de ellos.


Filtrado de aire.

Deberá contar con medios de filtración del aire de ingreso tanto de partículas sólidas como de contaminantes atmosféricos. Los niveles de éstos guardan relación con el sitio de emplazamiento de la edificación.


Iluminación en depósitos.


Para radiación visible lumínica, menor o igual a 100 lux.
Para radiación ultravioleta, menor o igual a 70 Uwe/lumen.
Evitar la incidencia de la luz directa sobre documentación y contenedores.
Como iluminación artificial se podrá emplear luz fluorescente pero de baja intensidad y utilizando filtros ultravioleta.
Para el techo se debe emplear luz fluorescente con filtros ultravioleta.
Los balastros no deben estar en el interior de los depósitos.
Disponer de equipos para atención de desastres como extintores de CO2, Solfa clan o Multipropósito y extractores de agua de acuerdo con el material a conservar. Evitar el empleo de polvo químico y de agua.
 Las especificaciones técnicas de los extintores y el número de unidades deberán estar acorde con las dimensiones del depósito y la capacidad de almacenamiento.
Implementar sistemas de alarma contra incendio y robo.
Proveer la señalización necesaria que permita ubicar con rapidez los diferentes equipos para la atención de desastres y las rutas de evacuación y rescate de las unidades documentales.

Mantenimiento.

Finalmente, la limpieza de las instalaciones y estantería se debe realizar con productos que no incrementen la humedad ambiental. Para las unidades de conservación se requiere de un programa de limpieza en seco.

 Garantizar la limpieza de instalaciones y estantería con un producto que no incremente la humedad ambiental.
 Las unidades de conservación requieren de un programa de limpieza en seco y para el efecto se deben emplear aspiradoras.
 Para una mayor organización se debe contar con un software para llevar sistematizada toda la información y de esa forma evitar tanto soporte papel que recibe y produce la empresa.

 LOS DIFERENTES ARCHIVOS

Es muy importante el cuidado y la conservación que se le va a dar a los documentos del archivo central.
El depósito debe contar con las instalaciones adecuadas tanto para el archivo central como para el archivo de gestión, histórico, para eso nos basamos en el acuerdo 49 de 2000.
 Las estanterías, los archivadores deben ser metálicos.
 En el archivo de gestión se utilizan archivadores verticales, legajos, guías y carpetas.
 En el archivo central se utiliza estanterías metálicas abiertas (pueden ser rodantes), se conservan los documentos en legajos sin ganchos, en cajas con sus rótulos correspondientes organizados ya sea por series, onomástico, geográfico, numérico.
 En el archivo histórico ya se conservan los documentos por un medio magnético como es el proceso de microfilmación el cual se le realiza a los documentos históricos.

RESTAURACIÓN DE DOCUMENTOS
Para la ejecución de procedimientos de intervención documental en los niveles de conservación preventiva, conservación y restauración, donde la conservación física y funcional se establece como una función archivística más en cualquiera de las fases por las cuales atraviesa el documento en su ciclo vital, independientemente de su tipo de soporte, se deben tener en cuenta los siguientes criterios:
Unidad del soporte y de la imagen gráfica: Partiendo del punto de vista tecnológico, el documento está conformado por un soporte, sea cual sea su material de elaboración, y por una serie de elementos gráficos que transmiten la información consignada. En los documentos como en pocos materiales estos dos elementos se encuentran íntimamente ligados, el soporte integra en su estructura los materiales que forman la imagen, gráfica, uno no existe sin el otro, así se crea una simbiosis donde los dos elementos interactúan y se transforman. Por lo tanto es muy difícil separar el soporte de los elementos sustentados. Es así que no se puede pretender tratar ninguno de ellos sin afectar aunque sea de manera exigua al otro. En consecuencia todo tipo de intervención debe preservar tanto el soporte como la información que éste contiene.


DOCUMENTOS DE OTROS FORMATOS
Documentos en medios magnéticos

Se basa en la preservación del entorno técnico que hace funcionar el sistema, incluyendo sistemas operativos, software de aplicaciones original, controladores de medios, etc. En cierta forma se trata más de un tipo de estrategia de recuperación después de un desastre de objetos digitales que no han estado sometidos a una conservación adecuada. Ofrece el potencial de tratar con la obsolescencia de los soportes, asumiendo que esos soportes no se han deteriorado más allá de su legibilidad. Puede aumentar el acceso a soportes y formatos de ficheros obsoletos, pero en última instancia es un callejón sin salida, pues ninguna tecnología puede mantenerse funcional de forma indefinida. Esta estrategia no puede ser llevada a cabo por una institución a título individual debido a los altos costes que puede suponer tanto en equipamiento como en personal.


Para la documentación de imagen análoga como microfilmación, cintas fonográficas, cintas de video, rollos haya un lugar adecuado para su conservación.

CONSERVACIÓN DE LOS DIFERENTES SOPORTES

La naturaleza del medio físico en el cual los datos digitales están almacenados presenta uno de los mayores retos a la conservación del contenido digital. A ello contribuye la enorme variedad de tipos de soportes, su a menudo rápida obsolescencia y su vulnerabilidad ante la degradación física. Un almacenamiento inadecuado suele ser la razón más habitual que provoque un fallo prematuro en los medios. La moderación de la temperatura
Y la humedad son dos acciones que se sabe alargan la vida útil de muchos soportes de almacenamiento pero el sistema de conservación de soportes debe tener las capacidades adecuadas incluyendo:
Suficiente capacidad de almacenamiento. Aunque esta capacidad puede ser añadida en cualquier momento es importante tener en cuenta que el sistema debe tener espacio suficiente para almacenar los datos previstos durante todo el ciclo de vida de los mismos.
El sistema debe ser capaz de duplicar los datos a medida que sea requerido sin pérdida de información y manteniendo la consistencia e integridad de los documentos, así como transferir los datos a un nuevo soporte con las mismas condiciones.
Control de errores: algún nivel de control de errores es normal en todos los sistemas informáticos de almacenamiento. Dado que los documentos deben ser almacenados por largos períodos y a menudo con muy poco uso por parte de personas, el sistema debe ser capaz de detectar cambios o pérdida de datos y tomar las acciones apropiadas.
Las opciones disponibles en este momento de soportes a largo plazo incluyen:
Disco magnético: permite un acceso aleatorio a los datos, con posibilidad de modificarlos y una capacidad de almacenamiento superior a los 200 Gb y en constante incremento. Su vida útil estimada se sitúa en torno a los cinco años. Cinta magnética: el acceso a los datos es lineal con lo cual es más lenta la búsqueda
Y localización de los mismos. En general no permite modificación de los datos, sino la reescritura de los mismos. La vida útil y la capacidad de almacenamiento son similar a los discos magnéticos.
Discos ópticos (CD y DVD): permiten un acceso aleatorio y en algunos casos la modificación de los datos. Su vida útil es mayor que en los casos anteriores variando desde los cinco a diez años de los productos con menos calidad a varias décadas para los de mayor calidad. Mantenimiento, soporte y programas de reemplaza miento. Los componentes del sistema deben ser reemplazados cada pocos años. Los elementos de hardware normalmente tienen una vida útil de en torno a los cinco años antes de que el soporte técnico pueda ser difícil de obtener. Los soportes de almacenamiento también necesitan una actualización regular (reescribir los datos) y un reemplazamiento periódico por nuevos soportes.

Transferir los datos a nuevos soportes de forma periódica. Los sistemas de almacenamiento descansan en una segura y completa réplica de los datos más que en alargar la vida útil de los soportes. Los datos deben ser copiados de soporte a soporte para evitar el impacto del deterioro de los materiales. A medida que nuevos tipos de soportes prueban su utilidad para el almacenamiento, los datos deben ser transferidos desde los soportes más antiguos. Esto debe realizarse antes de que los componentes de hardware o software necesarios para acceder a los datos sean retirados. La planificación de la transferencia de los datos es un reto para la gestión de la conservación cualquiera que sea el sistema usado. Por ejemplo, un pequeño archivo con una utilización limitada que almacena los datos en CD, debe mantener un seguimiento de la edad y la situación en que se encuentran los mismos, así como tener presente que en algún momento la tecnología de CD deberá ser reemplazada digamos, por ejemplo, por DVD.

Establecer condiciones de almacenamiento y manejo apropiadas. Los soportes de almacenamiento digital deben ser almacenados en condiciones que no aceleren su ritmo de deterioro natural. El principal riesgo para los soportes es la excesiva humedad y temperatura, suciedad u otras particularidades que puedan entorpecer el acceso a los datos, y en el caso de soportes ópticos, la luz que puede dañar los datos inscritos. Las cintas magnéticas en la actualidad están protegidas de tal forma que el borrado accidental debido a su exposición a un campo magnético no suele ser un grave problema. Tales cintas pueden ser utilizadas como sistema de almacenamiento digital. Normalmente se las dispondrá en una sala acondicionada con una temperatura controlada y una humedad relativa establecidas entorno a los 18 grados centígrados y 40% respectivamente, un flujo continuo de aire limpio con una limpieza diaria que evite la acumulación de polvo y basura. Estas condiciones no deben fluctuar más de dos grados y un 10% de humedad relativa en un período de 24 horas. Los soportes ópticos tales como los CD deben ser almacenados en unas condiciones similares, incluyendo además una estancia semioscura para limitar su sensibilidad a la luz. Si bien se ha afirmado que las temperaturas extremadamente bajas, en torno a los cero grados, pueden ser perjudiciales para los soportes, esto no ha sido demostrado.
Por otro lado, también pueden ayudar otros factores relativos al control del medio ambiente en que se almacena los objetos. Como básicos podríamos señalar:
Mantener una temperatura en torno a los 20 ºC.
Mantener la humedad relativa en torno al 40%.
Evitar las oscilaciones rápidas o prolongadas de temperatura y humedad.
Evitar la exposición a campos magnéticos y a fuentes de humos.
Prohibir la comida y/o bebida en lugares de almacenamiento, así como el fumar.
Almacenar los medios de forma vertical.
Utilizar siempre las cajas originales.
No abrir las cajas que protegen las cintas.
Evitar la suciedad.
Mantener los medios en sus cajas excepto cuando se estén usando.
No tocar la superficie de los soportes, por ejemplo la cara grabable de los CD.
Los CD deberían marcarse sólo en la parte superior y utilizando marcadores adecuados.
Copias de seguridad:

Se refiere al proceso de hacer duplicados exactos del objeto digital. Aunque es un componente esencial de todas las estrategias de preservación, las copias de seguridad en sí mismas no son una técnica de mantenimiento a largo plazo, ya que se ocupa exclusivamente con la cuestión de pérdida de datos debido a un fallo de hardware, bien debido a causas normales, bien a desastres naturales bien a destrucción malintencionada. En ocasiones, se combina con almacenamiento remoto de tal forma que el original y las copias no estén sujetas a los mismos eventos desastrosos. Las copias de seguridad deberían ser consideradas la estrategia
De mantenimiento mínima para incluso los materiales más efímeros y con menos valor que dispongamos.


Como recuperar la información sistematizada

La importancia de la tipología y necesidad de los metadatos. También en el momento de la conservación existe un consenso entre los expertos6 al afirmar que es una buena práctica la creación de metadatos en el momento mismo de la producción de los documentos o, como mínimo, crear unos metadatos básicos que luego serán aumentados en la fase de catalogación e identificación.
Además de los metadatos dirigidos a describir el objeto digital y permitir así su recuperación, existen los metadatos dirigidos a la conservación del material. Los metadatos de conservación describen los medios para proporcionar acceso a los datos, junto con aquellos elementos de metadatos requeridos para gestionar los procesos de conservación.
Información sobre el contenido, consistente en detalles sobre la naturaleza técnica del objeto que indica al sistema cómo representar los datos con un tipo específico y un formato. A medida que las tecnologías de acceso cambian, estos metadatos de representación también cambian y necesitan ser actualizados.
Es la parte de la gestión de documentos digitales que trata de preservar tanto el contenido como la apariencia de los mismos. Si bien no hay un acuerdo en cuanto a la definición de qué se considera conservación a largo plazo, el lapso de tiempo tiene que presuponerse lo suficientemente amplio como para implicar cambios tanto en la tecnología como en la comunidad de usuarios. Nuevas versiones de bases de datos, hojas de cálculo y procesadores de texto se pueden esperar al menos cada dos o tres años, con correcciones y actualizaciones incluso más a menudo. En general, preservar la apariencia de un documento digital es difícil cuando se trata de texto, pero es casi imposible cuando se trata de entornos multimedia, donde hay una intensa interrelación entre hardware/software